德语商务信函格式

　　商函的格式因传递的方式不同而有异，但都以通过邮局传递的信函为基础。

　　这里说的商函格式就是以此为依据的。

　　商务函件按规定采用A4规格的纸张。内容可分为9项:A.发信人情况;B.收信人姓名和地址;C.函件相关记号和 发函日期:D.事山及函件处理说明;E.称呼，F.正文;G.结束客套语，H.落款;I.附件与抄送说明。

　　A.发信人情况

　　俗称信头。一般指公司用笺顶端预先印刷的部分。严格地说，也应该包括下端A (2)在内。按德国工业标准 DIN 676 GeschaftsbriefEinzelnvordrucke and Endlosvordrucke的规定，信头A (1)有两种尺寸，宽度分别为 45mm及27mm。其内容包括公司的名称、商标徽志、邮编地址、电话、传真号、互联网址等。A (2)可有可无，且没 有具体的尺寸规定，其内容多为开户银行及账号，对股份公司来说，还应列出董事会、监攀会、法人等情况。

　　B.收信人姓名地址

　　不管信头采用哪种尺寸，收信人姓名地址可在其后空一行开始，与左面纸边的距离为计算机设定边距。收信 人姓名地址的写法与使用窗式信封有关，为确保所有信息都能在信封的窗口上显示，其位置不能超过九行。其中 第一、二行用于对邮件性质的说明，由第三行起到第九行止为收信人姓名、地址。

　　C.函件的相关记号和发函日期

　　该项包含的内容较多，包括发函人或口授人、记录员的代号、发函日期、所复函件的来函日期、编号等。德 国的公司用笺，该项的题头常用其他颜色或小一号的字体预印，分为"Ihre Nachricht vom"(所复函件的来函日期 ), "Unsere Zeichen"(本函记号，常为发函人或口授人、记录员的代号)，"Unsere Nachricht vom"(本的的发出 日期), "Tclefon "(联系人电话), "Ort"(发函地点)等项。只需补充内容便可。

　　没有预印这部分内容的信笺，不必专门列出，可把各项内容分成两部分，有关所复函件来的的内容并人事由 项。

　　D.事由及函件处理说明

　　距前项空两行开始，左对齐键人。目前，德国按标准印制的公司用笺都不加印题头“Betrer的字样。非公确 纸更不必画蛇添足.

　　事由是函件内容标题式的高度概括。表达要求简明扼要，不宜使用完整的句子，常用的是名词或名词加介 词组成的短语。如Ersuchen um Kreditauskunft, IhrAuftrag vom 等等。事由可用粗体字、疏排等方 法以示强调。

　　函件的处理说明是发函人希望该函件得到如何处理，如“Eilt"(急件)，"Vertraulich"(保密)等，可在事由 之后，空三格加人。不必使用标点符号。需要强调时，也可采用疏排或粗体字。如果事由太长，函件处理说明的 位置不够，可把处理说明放到“收信人姓名地址”部分的后一行后面，由第50格开始键人。

　　E.称呼

　　与攀由项之间的距离为两空行。左对齐，

　　不知道具体人的姓氏时，通用的称呼是:

　　Sehr geehrte Damen and Herren,

　　知道具体人的姓氏:

　　Sehr geehrte Frau+姓，

　　Sehr geehrter Herr+姓，

　　如来往较多，双方关系密切也可升格为:

　　Liebe Frau+姓，

　　Lieber Herr+姓，

　　不同形式的称呼应选用相应的结束问候语以大写开始，逗号结束。初次联系，(为方便使用，在计算机文本中 已按匹配的情况，进行了分组，可直接选用).

　　F.正文

　　现代德语商函的正文都从称呼之后空一行开始，左对齐，小写(除了第一个词是大写词外)键人，不必空格缩 进。

　　商函使用的语言日趋简洁、自然、实用。文犊式的德语，过于礼貌的空洞表达被越来越多的人摒弃。现代商 函的句子都不太长，从句多为一级，极少超过两级，更有人主张句子长度应控制在巧个单词之内。

　　叙述的层次要分明，注意划分段落。只要意思独立完整，一句话也可自成一段。

　　段与段之间应空一行作为分段的标志，同时也可达到醒目的效果。

　　需要逐一罗列的多项内容可用破折号、圆点、序数词或字母带头分列，缩进若干格后进行。

　　要强调所写的内容需时，可使用黑体字，划底线、疏排或缩人法进行。缩人法一般是重开新行后从第10格开 始的。

　　函件的内容较多而需要续页时，应在第一页上加上页码，做法是在信头下或非公函纸的第五行上，居中加入 。页码的标准表示法是数目字的前后加中横线，中横线与数字之间键人空格。如第一页的标志为:一1一。之后， 在该页后一行的末端，一连键人三个圆点(德语句一号)，即德语的省略号，表示下续，不必再加任何文字说明 。

　　这个下续符号与上面正文后一行文字的距离至少要有一空行。续页同样要按上述方法标上页码，如此类推 。

　　G.结束问候语

　　与正文的距离为一空行，左对齐开始。常用的套语有:

　　Mit freundlichen GrUBen

　　Freundliche GriJBe

　　Mit herzlichen GruBen

　　Herzliche Gri1Be (aus China)

　　Mit den besten GriBen

　　Mit bestem GruB

　　以上三组套语是按发函人与收件人的关系疏密程度，从一般到密切进行排列的。

　　也有人主张，写信人用第一人称单数(Ich-Form)时，宜用Mit freundlichem GruB或Mit bestem GruB等。

　　H.落款

　　在问候套语之后，空一行或两行左对齐开始。

　　如使用无信头的信笺，署名前应先加上公司名，再空一行后才开始.如手签名不易辨认，应在手签名之后另开 一行去识寸齐加机打签名，机打签名不必加括号。签名人如是公司的东主，留作签名的位置不应少于三行。函件 由两个人签名时，应在同一行上，且职务高者排前。如签名者仅是代表，则应在签名前加上“i. A" (imAuftrag), ppa.印er procura)或“i. V." (in Vollmacht), "m. V." (mit Vollmacht)，即代表或全权代表 之意。

　　如果函件由上司口授，可键人“gez. Diktat verweist" (.为记录人姓名)。

　　德国女性一般惯于签全名，以便别人回复时选用正确的称谓。

　　如果与收信人的关系较密切，发信人可在名字之前加上lhr或Ihre，但比较好用手写，以示诚心。

　　.附件与抄送说明

　　“附件”于机打签名后空一行左对齐开始，可不加题头Anlage或Anlagen，直接键人附件名称，每样单独占一 行;加题头亦可。要强调附件的内容，可在题头下加划底线或在其后添加冒号。如位置不够，可在结束套语的同一 行上第50格开始键人。各项附件于新开行的第50格处对齐.

　　“抄送说明”是指该函件因工作需要，要同时抄送给某部门或某人，以便他们及时了解情况，作出相应的准 备。抄送说明可放在“附件”内容之后，空一行开始。题头“Verteiler”可加可不加。

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